Hệ thống tổng đài là hệ thống truyền thông nhanh chóng và tiện ích, có chức năng kết nối các cuộc đàm thọai trong nội bộ công ty với nhau, và từ nơi này đến nơi khác mà không bị hạn chế bởi vị trí địa lý. Một hệ thống tổng đài sẽ gồm những thành phần cơ bản như sau:

1/ Thiết bị đầu vào

Tổng đài điện thọai, Bộ nguồn, Hệ thống quản lý cuộc, Hộp phân phối cáp

2/ Thiết bị đầu ra

Bàn lập trình, Máy điện thọai, Máy fax, Hộp phân phối cáp